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Der Integrationsfachdienst dokumentiert Verlauf und Ergebnis der jeweiligen Bemühungen um die Förderung der Teilhabe am Arbeitsleben.

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Sozialdaten erfolgt unter den Voraussetzungen der einschlägigen Vorschriften der Europäischen Datenschutzgrundverordnung, dem Bundesdatenschutzgesetz, dem Landesdatenschutzgesetz, des SGB I und des Zweiten Kapitels des SGB X.

Die Leistungsträger müssen ihrer Einzelfallverantwortung anhand der Dokumentation nachkommen können (siehe § 194 § 194 Abs. 1 SGB IX).

Der Integrationsfachdienst dokumentiert auf dieser Grundlage unverzüglich, vollständig und sorgfältig alle wesentlichen Inhalte seiner Tätigkeit und erfasst die notwendigen personenbezogenen Daten der behinderten Menschen, für die er tätig wird. Die Dokumentation muss gewährleisten, dass die Transparenz der Prozesse und Ergebnisse für alle Beteiligten nachvollziehbar sind. Dies gilt auch für den Vertretungsfall.

Zur Beauftragung im Einzelfall erstellt der Integrationsfachdienst regelmäßig Begleitungsmitteilungen, Zwischen- und Abschlussberichte.

Ebenso erfasst der Integrationsfachdienst die Betriebe und sonstigen Kooperationspartner, mit denen er zusammenarbeitet, nach einheitlichen Vorgaben.

Länderspezifische Anforderungen sind zu prüfen.