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In Hessen werden alle gesetzlichen Leistungen des Integrationsfachdienstes im Dokumentationssystem IFDoQu (IFD – Dokumentation – Qualitätssicherung) erfasst.
Als webbasiertes Verfahren stehen die Daten dem Integrationsamt in seiner Eigenschaft als Strukturverantwortliche unter Beachtung des geltenden Datenschutzes zur weiteren Nutzung bzw. Auswertung zur Verfügung.
Leistungs- und Prozessdaten anderer Leistungsträger sind dem Integrationsamt dabei nur anonym zugänglich.

Für die Leistungen, die im Auftrag des Integrationsamtes erbracht werden, dient IFDoQu im Dialogverfahren zur Anzeige, Beauftragung, Falldarstellung und Vorbereitung der Rechnungslegung.

Die Anforderungen sind in folgendem Dokument geregelt und detailliert ausgeführt:

• Fachliche Anforderungen zur Dokumentation mit IFDoQu

Der Integrationsfachdienst gewährleistet, dass neue Mitarbeiter in die Dokumentation gründlich eingearbeitet werden. Dabei steht für die Dokumentation mit IFDoQu das

• Schulungskonzept IFDoQu für neue Mitarbeiter im IFD

zur Verfügung.
Die jeweils gültigen Fassungen sind im ‚IFD-Portal‘ der Homepage des LWV-Integrationsamtes eingestellt.

Die Dokumentation für das Integrationsamt beinhaltet neben der fachlichen und inhaltlichen Darlegung der Leistung die Erfassung der aufgewandten Fachleistungsstunden.
Dabei wird unterschieden zwischen „unmittelbaren“ und „mittelbaren“ Tätigkeiten.
Die Anforderungen dazu sind geregelt und detailliert ausgeführt in der

• Rahmenvereinbarung über die Leistungen der Integrationsfachdienste in Hessen (§§ 192 ff. SGB IX); Punkt 6.2

Die jeweils gültige Fassung ist im ‚IFD-Portal‘ der Homepage des LWV-Integrationsamtes eingestellt.

Eine einheitliche und den Dokumentationsanforderungen entsprechende Dokumentation bestimmt die Datenqualität. Die Einhaltung und Plausibilisierung sind gemeinsames Anliegen von LWV Integrationsamt und Integrationsfachdienst, um über ein Fallcontrolling und Berichtssystem Aussagen über die Leistungsfähigkeit und Effizienz treffen zu können.
Ein Berichtssystem als Zusatztool von IFDoQu gibt dem Integrationsamt und dem Integrationsfachdienst Auswertungsmöglichkeiten.

Die Kommunikation von Eingabefehlern und Fehldokumentationen zwischen Integrationsfachdienst und Integrationsamt tragen ebenfalls dazu bei, die Dokumentationsqualität zu sichern bzw. zu verbessernJede Beratung, Betreuung und Vermittlung ist in geeigneter Weise, sowohl hinsichtlich des Einzelfalles als auch allgemein für statistische Auswertungen festzuhalten. Bei Beginn einer Maßnahme sind die vom Integrationsamt geforderten Daten an dieses weiterzugeben.

Dauert eine Betreuungsmaßnahme länger als sechs Monate, ist ein Zwischenbericht erforderlich. Die weitere Berichterstattung erfolgt jährlich; es sei denn, es treten maßgebliche Änderungen in den persönlichen Daten, den persönlichen Verhältnissen oder in der Arbeitssituation bei dem gemeldeten Klienten ein.

Für die beschriebene Dokumentation gegenüber dem Integrationsamt bzw. das hieraus resultierende Berichtswesen wird dem Integrationsfachdienst über die Software-Anwendung ein vereinheitlichtes Berichtsformular zur Verfügung gestellt, welches verbindlich zu nutzen ist.

In den Berichten ist der bisherige Verlauf der Begleitung und die weitere Notwendigkeit und Planung, bzw. bei Abschlussberichten das Ergebnis in gebotener Kürze darzustellen.

Im Begleitungsfalle sind die erhobenen Klientendaten analog zur niedersächsischen Aktenordnung mit Ablauf des fünften Kalenderjahres nach Abmeldung zu löschen, Schriftverkehr und Papierakte sind zu vernichten.

Bei Qualifizierter Beratung besteht keine Berichtspflicht gegenüber dem Integrationsamt. Die aus Qualifizierter Beratung resultierenden Klientendaten sind bis zum Abschluss des auf den Abschluss der Beratung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren und anschließend der Löschung zuzuführen.