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Zwischen dem Integrationsamt und den Trägern der IFD wurde eine Zusatzvereinbarung
zum Datenschutz, zur Datensicherheit, zur Qualitätssicherung und zu den Dokumentations- und Nachweispflichten sowie zur Verwendung des Dokumentationssystems 3In und der hierzu erforderlichen Infrastruktur in den Integrationsfachdiensten des Landes Brandenburg geschlossen.

Diese Zusatzvereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Sie konkretisiert die §§ 7 und 8 des Grundvertrags über die Einrichtung und den Betrieb eines Integrationsfachdienstes in der jeweils gültigen Fassung unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).

Die für die Mitarbeitenden im IFD verpflichtend anzuwendenden Dokumentationsplichten sind der Zusatzvereinbarung beigefügt.

Der IFD ist verpflichtet, sämtliche E-Mails, mit denen personenbezogene Daten versendet
werden, zu verschlüsseln. Hierfür ist die in 3In integrierte Verschlüsselungssoftware
„SEPPmail“ zu verwenden.

Die Übermittlung von Vorgängen mit personenbezogenen Daten per Fax ist ausgeschlossen.
Der Fax-Versand über den E-Mail Client (Outlook) unterliegt denselben Beschränkungen.

Zur Nutzung von 3In ist ein persönliches Passwort erforderlich.
Zusätzlich ist die Authentifizierung über einen zweiten Faktor (2-Faktor-Authentifizierung) notwendig.

Die Arbeitsanweisung AZ 41-IFD-1/2015 wird mit Inkrafttreten der Länderspezifischen Anforderungen des Landers Brandenburg außer Kraft gesetzt.

Die Verpflichtungserklärung der Mitarbeitenden beim IFD ist aktenkundig zur Personalakte beim Träger zu nehmen.

3In-Handbuch Teil 16: Tools4ever / GINA / EMA

Anleitung zur Nutzung der 2-Faktor-Authentifizierung:
Die aktuelle Version des Merkblatt Sozialdatenschutz ist verpflichtend zu nutzen,
hinterlegt auf der Z-Ablage des Dokumentationssystems 3in.

Es gelten die Regelungen der Arbeitsanweisung Aufbewahrungsfrist_Dokumentation_AZ-41-IFD-7-202 sowie der Arbeitsanweisung Nutzung_Kommunikationssysteme_AZ-4I-IFD-8-2024.