Inhalt
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Änderungsbedarfe
Die Seite Änderungsbedarfe ist ein Teil des internen Arbeitsbereiches des KASSYS-Redaktionsteams auf Bundesebene, ohne Zugriff für die Landesuser. Hier werden anstehende Änderungen und Anpassungen einzelner KASSYS-Kapitel dokumentiert und kontrolliert.
Die Seite bietet eine Übersicht über alle Kapitel, verlinkt diese, dokumentiert Änderungen, setzt Termine und verlinkt verantwortliche Personen.
Gemeinsames Arbeiten im Entwurfsmodus (SchattenKASSYS)
Um die Arbeit an KASSYS zu erleichtern und die Integrität der veröffentlichten Version von KASSYS nicht zu gefährden, wurde das /wiki/spaces/KASSYS/pages/8617985 ins Leben gerufen. Dieser Bereich ist ein interner Arbeitsbereich für das KASSYS-Redaktionsteam auf Bundesebene, ohne Zugriff für die Landesuser.
Folgendes Vorgehen ist angedacht:
Steht laut Änderungsbedarfe eine Anpassung an einer Seite an, wird der Inhalt der jeweiligen Seite aus KASSYS Bund 4.02 kopiert und in /wiki/spaces/KASSYS/pages/8617985 als neue Seite eingefügt.
Diese Seite kann dann im Redaktionsteam bearbeitet und kommentiert werden. Die Produktivumgebung KASSYS Bund 4.02 bleibt von der Arbeit unberührt.
Ist die Arbeit an allen Seiten abgeschlossen und der Inhalt fertig abgestimmt, wird dieser wieder in KASSYS Bund 4.02 auf den entsprechenden Seiten eingefügt und die Seiten aktualisiert. Es entsteht dadurch eine neue Version der Seiten (und eine neue Version von KASSYS). Die Änderungen zur alten Version können über die Versionshistorie für die Nutzer nachvollzogen werden.
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Es ist wichtig, dass nur der Inhalt der Seiten aus dem Bearbeitungsmodus kopiert wird, und nicht die Seiten selbst über die Kopieren-Funktion von Confluence. Hintergrund ist, dass die Berechtigungen der Seite mit übernommen werden, wenn eine komplette Seite kopiert oder verschoben wird, da das SchattenKASSYS eigene Berechtigungen besitzt. Diese würden außer Kraft gesetzt, wenn eine Seite mit anderen Berechtigungen in den Bereich kopiert oder verschoben wird. Vorgehen zum Kopieren:
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Entwurfsstatus
Solange sich Seiten in /wiki/spaces/KASSYS/pages/8617985 befinden, haben diese - bezogen auf die Bearbeitung der KASSYS-Inhalte - Entwurfsstatus und können kommentiert und revidiert werden. Bei einer Veröffentlichung, also der Kopie des Inhalts nach KASSYS Bund 4.02 werden Kommentare nicht mit kopiert.
Nummerierung und Reihenfolge der Kapitel
Nummerierungen müssen manuell der Kapitelüberschrift hinzugefügt werden. Auch die Sortierung der Reihenfolge muss manuell vorgenommen werden. Eine automatische Sortierung der Seiten erfolgt nicht.
Versionsverlauf und Versionsverfolgung
Es gibt in KASSYS verschiedene Arbeiten und Weisen der Versionierung.
Die Versionsnummer von KASSYS, die im Seitentitel und in den Fußzeilen des PDF-Exports erscheint, wird durch den Namen der Seite bestimmt. Beispiel KASSYS Bund 4.02. Wird die Versionsnummer im Namen dieser Seite angepasst, so wirkt sich die Änderung im Export entsprechend aus.
Zusätzlich speichert Confluence Änderungen jeder Seite in der hauseigenen Versionshistorie. Über die Funktion “Änderungen ansehen“ lassen sich alle Änderungen einer Seite einsehen ( über den Button … rechts oben) und auch Versionen miteinander vergleichen. Auch können ältere Versionen wiederhergestellt werden.
Überarbeitungsdatum / Stand
Überarbeitungsdaten werden automatisch gesetzt und mitgeschrieben in Confluence. Im PDF-Export werden die Infos in der Fußzeile für die jeweilige Seite entsprechend ausgegeben:
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Layout mit Farben und Rahmen
Rudimentäre Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen, Überschriften) sind mit dem Editor in Confluence ohne weiteres möglich. Anpassungen der Schriftart oder weitere Formatierungen indes nicht. Die Gestaltung des Dokuments findet beim PDF-Export statt.
Wie in 1.1 Grundsätzlicher Aufbau und Handhabung von KASSYS 4.0 beschrieben, folgt der Aufbau der einzelnen Kapitel in KASSYS - mit Ausnahme der Seiten mit einführenden Inhalten - einer einheitlichen Darstellung. Dazu gehören farbige Rahmen. Diese lassen sich einzeln in ein Dokument einfügen, falls ein Rahmen fehlen sollte. Soll eine komplett neue Seite erstellt werden, ist es einfacher, auf eine Formatvorlage zurückzugreifen, die weiter unten beschrieben sind. Dort sind alle farbigen Rahmen schon vorgefertigt und müssen nur noch mit Inhalt gefüllt werden.
Für das Einfügen einzelner farbiger Rahmen kommt eine separate Funktion zum Einsatz, die wie folgt funktioniert:
Über das +-Symbol das Makro „Panelbox“ wählen
In dem Dialog die gewünschte Box mit der entsprechenden Farbe wählen und eine Überschrift (Titel) eingeben (ist ein Freitextfeld)
Box hinzufügen
Die Box kann nun mit Inhalt gefüllt werden identisch zu anderen Seiten und Bereichen in Confluence. Der Rahmen erscheint indes im Editiermodus nicht, sondern nur im Lesemodus.
Inhalte von Seiten in andere Seiten einfügen bzw. “referenzieren”
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Farben und Rahmen
Der Aufbau der einzelnen Kapitel in KASSYS folgt - mit Ausnahme der Seiten mit einführenden Inhalten einer einheitlichen Darstellung (siehe nachfolgende Grafik; eine ausführliche Beschreibung findet sich hier 1.1 Grundsätzlicher Aufbau und Handhabung von KASSYS 4.0 .
Bisheriger Aufbau in Word
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Aufbau in Confluence
Bei der Überführung des KASSYS-Rahmenhandbuches in Confluence wurde das bisherige Layout mit den farbigen Rahmen beibehalten. .
Abweichend zur bisherigen Darstellung in den einzelnen Word-Dateien finden sich auf den Seiten im Bereich KASSYS Bund nun nur noch die drei Rahmen (in roter, blauer und schwarzer Farbe), die die Regelungen auf Bundesebene beinhalten.
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Im Bereich des Landes/Integrationsamtes finden sich - wie bisher - fünf farbige Rahmen.
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Die bestehenden Regelungen auf Bundesebene sind bereits in den roten, blauen und schwarzen Rahmen enthalten. Die KASSYS-Dokumente der Landesbereiche verwenden die Inhalte von KASSYS
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Bund. Dies geschieht nicht, indem die Inhalte von KASSYS
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Bund in die Kapitel auf Landesebene kopiert werden, sondern indem auf Landesebene ein Bezug zu den jeweiligen Kapiteln
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in KASSYS Bund hergestellt wird: Die
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Inhalte von KASSYS auf Bundesebene werden über die Funktion “Seite einschließen“ von der Bundesebene in die Landesebene vererbt bzw. “referenziert“.
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Werden Änderungen
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in Kapiteln in KASSYS Bund durchgeführt,
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sind diese
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Das einschließen einer Seite funktioniert wie folgt:
Über das +-Symbol das Makro „Seite einschließen“ wählen
Am rechten Rand erscheint ein Dialog, mit dem man die einzuschließende Seite wählt. Gibt man hier den Titel der Seite ein, lässt sie sich schnell wählen
Hinweis: Bei der Auswahl erscheinen alle Seiten auf die der Nutzer mindestens Lesezugriff hat. Fehlen einem anderen Nutzer die entsprechenden Rechte, wird der Inhalt auf der Seite diesem Nutzer logischerweise nicht angezeigt.
Fertig. Der Inhalt der referenzierten Seite wird direkt angezeigt
Abnahme und Veröffentlichung
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sofort auf der Landesebne sichtbar.
Wie bisher können die länderspezifischen Anforderungen und länderspezifischen Umsetzungshilfen durch die KASSYS-Verantwortlichen der Länder im ihrem Bereich ergänzt werden.
Formatierungen
Rudimentäre Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen, Überschriften) können in Confluence ohne weiteres vorgenommen werden. Anpassungen der Schriftart oder weitere Formatierungen indes nicht.
Die Gestaltung des Dokuments findet beim PDF-Export statt.
Für den *.pdf-Export wurden für KASSYS Bund und für die KASSYS-Version jedes Integrationsamtes eine Vorlage erstellt. Die Anleitung zur Erstellung einer *.pdf-Datei findet sich hier: PDF-Dokument im "KASSYS-Layout" erstellen
Formatvorlage für die Boxen und Kästen
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Für die Arbeit an KASSYS wurden Formatvorlagen erstellt, die Beispielinhalte sowie die farbigen Kästen und Beispiel-Referenzierung für die Landesebene enthalten. Diese Formatvorlagen befinden sich in jedem Bereich für Bund und Länder.
Beispiele:
/wiki/spaces/KASSYS/pages/655880
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Anleitungen hierzu finden sich hier: KASSYS-Kapitel (in Confluence Seiten) auf Landesebene bearbeiten.
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Die Formatvorlage selbst |
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soll nicht bearbeitet werden |
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! Um die Formatvorlage zu nutzen, wird |
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diese kopiert und so eine neue Seite mit gleichem Inhalt angelegt |
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Im nachfolgenden Dialog muss zum einen der Bereich gewählt werden, in dem die neue Seite abgelegt werden soll. Hier ist der aktuelle Bereich vorausgewählt. Andere Bereiche sind möglich, sofern eine Schreibberechtigung existiert.
Auch die neue übergeordnete Seite kann ausgewählt werden. Auch hier ist die aktuelle übergeordnete Seite vorausgewählt. Es kann eine andere gewählt werden, sofern Schreibberechtigungen existieren.
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Es entsteht eine neue Seite mit dem Namen “Kopie von Template KASSYS…” und erscheint direkt im Bearbeitungsmodus.
Als nächstes muss auf der neuen Seite:
Ein eindeutiger Name vergeben werden. Typischerweise der Name des KASSYS-Kapitels
Der Inhalt geschrieben werden
Die Seite gespeichert / veröffentlicht werden.
Die Seite in der Seitenhierarchie an die entsprechende Stelle verschoben werden. Dies geschieht im Seitenbaum, indem man mit der Maus eine Seite mit gedrückter Taste an die entsprechende Stelle verschiebt.
Praxistipps
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Versionierung
Es gibt in KASSYS zwei unterschiedliche Arten der Versionierung:
Die Versionsnummer von KASSYS: Mit jeder Veröffentlichung einer neuen KASSYS-Version auf Bundesebene wird eine neue Versionsnummer für das gesamte KASSYS vergeben. Die Versionsnummer und deren Aktualität gilt somit ausschließlich für KASSYS Bund. Die Veränderungen zur Vorgängerversion sind in der jeweiligen Versions- und Änderungshistorie aufgelistet. So aktuell in 0. Versions- und Änderungshistorie zu KASSYS Bund 4.02 .
Davon differenziert zu betrachten ist …
Die Confluence-eigene Versionierung jeder Seite: In Confluence werden Änderungen in einem Kapitel, d.h. an einer Seite mit dem tatsächlichen Änderungszeitpunkt in der Versionshistorie automatisch gespeichert. Unterhalb des Seitentitels wird die letzte Aktualisierung angezeigt:
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Die “letzte Aktualisierung” der - einzelnen - Seite ist somit losgelöst vom Veröffentlichungsdatum der aktuellen Version des KASSYS Bund zu sehen.
Über die Funktion “Änderungen ansehen“ lassen sich alle Änderungen einer Seite einsehen (über den Button … rechts oben) und Versionen miteinander vergleichen. Auch können ältere Versionen wiederhergestellt werden. Weitere Informationen finden sich hier: Wie kann ich Änderungen an einer Seite anzeigen lassen ? (Vergleich von Versionen)
KASSYS-Version und Veröffentlichungsdatum
Die Veröffentlichung einer neuen Version des KASSYS Bund ist im Halbjahresturnus geplant.
Im PDF-Export für KASSYS Bund und in den Exporten der Länder werden auf dem Deckblatt und in der Fußzeile jeweils die Informationen zur KASSYS-Version und dem Veröffentlichungsstand von KASSYS Bund ausgegeben; siehe auch https://kassys.atlassian.net/wiki/spaces/KASSYS/pages/57311233