§ 197 SGB IX
Für AZAV-zugelassene IFD siehe Anhang.
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Ein wichtiger Baustein der Qualität in der Arbeit der Integrationsfachdienste ist die Dokumentation des Einzelfalles sowie die Dokumentation seiner Tätigkeiten und Leistungen nach standardisierten Vorgaben und einheitlichen Kriterien. Die Dokumentation ist auch elementare Voraussetzung für die Statistik und das Berichtswesen über die Arbeit der Dienste bundesweit sowie gegenüber den unterschiedlichen Leistungsträgern.
Anhand der vereinbarten Dokumentation müssen die Leistungsträger ihrer Einzelfallverantwortung nachkommen können (siehe § 194 Absatz 1 SGB IX).
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung aller Daten erfolgt unter den Voraussetzungen der einschlägigen Vorschriften der Europäischen Datenschutzgrundverordnung, dem Bundesdatenschutzgesetz, dem jeweiligen Landesdatenschutzgesetz, des SGB I und des Zweiten Kapitels des SGB X.
Der Integrationsfachdienst dokumentiert auf dieser Grundlage unverzüglich, vollständig und sorgfältig alle wesentlichen Inhalte seiner Tätigkeit und erfasst die notwendigen personenbezogenen Daten der behinderten Menschen, für die er tätig wird.
Die Dokumentation muss gewährleisten, dass die Transparenz der Prozesse und Ergebnisse für alle Beteiligten nachvollziehbar sind. Dies gilt auch für den Vertretungsfall.
Zur Beauftragung im Einzelfall sind regelmäßige Begleitungsmitteilungen, Zwischen- und Abschlussberichte erforderlich.
Ebenso erfasst der Integrationsfachdienst die Betriebe und sonstigen Kooperationspartner, mit denen er zusammenarbeitet, nach einheitlichen Vorgaben.
Länderspezifische Anforderungen sind zu prüfen.
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Die Dokumentation erfolgt, sofern dies durch das Integrationsamt festgelegt wird, in einem EDV-gestützten Dokumentationssystem (elektronische Akte). Aus diesem werden fallbezogene Berichte (regelmäßig und anlassbezogen) und/oder fallübergreifende Statistiken erstellt.
- Übergeordnete Umsetzungshilfen und Hinweise zur Nachweisführung sind nicht vorhanden.
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Jede Beratung, Betreuung und Vermittlung ist in geeigneter Weise, sowohl hinsichtlich des Einzelfalles als auch allgemein für statistische Auswertungen festzuhalten. Bei Beginn einer Maßnahme sind die vom Integrationsamt geforderten Daten an dieses weiterzugeben.
Dauert eine Betreuungsmaßnahme länger als sechs Monate, ist ein Zwischenbericht erforderlich. Die weitere Berichterstattung erfolgt jährlich; es sei denn, es treten maßgebliche Änderungen in den persönlichen Daten, den persönlichen Verhältnissen oder in der Arbeitssituation bei dem gemeldeten Klienten ein.
Für die beschriebene Dokumentation gegenüber dem Integrationsamt bzw. das hieraus resultierende Berichtswesen wird dem Integrationsfachdienst über die Software-Anwendung ein vereinheitlichtes Berichtsformular zur Verfügung gestellt, welches verbindlich zu nutzen ist.
In den Berichten ist der bisherige Verlauf der Begleitung und die weitere Notwendigkeit und Planung, bzw. bei Abschlussberichten das Ergebnis in gebotener Kürze darzustellen.
Im Begleitungsfalle sind die erhobenen Klientendaten analog zur niedersächsischen Aktenordnung mit Ablauf des fünften Kalenderjahres nach Abmeldung zu löschen, Schriftverkehr und Papierakte sind zu vernichten.
Es erfolgt keine Löschung bzw. Vernichtung im Falle der Wiederanmeldung innerhalb dieses Zeitraums.
Bei Qualifizierter Beratung besteht keine Berichtspflicht gegenüber dem Integrationsamt. Die aus Qualifizierter Beratung resultierenden Klientendaten sind bis zum Abschluss des auf den Abschluss der Beratung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren und anschließend der Löschung zuzuführen.
- Länderspezifische Vorgaben/Anforderungen sind nicht vorhanden.
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- Länderspezifische Umsetzungshilfen sind nicht vorhanden.