Bearbeitung und Workflow Bundesebene

Inhalt

Änderungsbedarfe

Die Seite Änderungsbedarfe ist ein Teil des internen Arbeitsbereiches des KASSYS-Redaktionsteams auf Bundesebene, ohne Zugriff für die Landesuser. Hier werden anstehende Änderungen und Anpassungen einzelner KASSYS-Kapitel dokumentiert und kontrolliert.

Die Seite bietet eine Übersicht über alle Kapitel, verlinkt diese, dokumentiert Änderungen, setzt Termine und verlinkt verantwortliche Personen.

Gemeinsames Arbeiten im Entwurfsmodus (SchattenKASSYS)

Um die Arbeit an KASSYS zu erleichtern und die Integrität der veröffentlichten Version von KASSYS nicht zu gefährden, wurde das /wiki/spaces/KASSYS/pages/8617985 ins Leben gerufen. Dieser Bereich ist auch ein interner Arbeitsbereich für das KASSYS-Redaktionsteam auf Bundesebene, ohne Zugriff für die Landesuser.

Folgendes Vorgehen ist angedacht:

1. Steht laut Änderungsbedarfe eine Anpassung an einer Seite an, wird der Inhalt der jeweiligen Seite aus KASSYS Bund 4.02 kopiert und in /wiki/spaces/KASSYS/pages/8617985 als neue Seite eingefügt. Das Vorgehen ist hierbei wie folgt:

2. Diese Seite kann dann im Redaktionsteam bearbeitet und kommentiert werden. Die Produktivumgebung KASSYS Bund 4.02 bleibt von der Arbeit unberührt.

3. Ist die Arbeit an allen Seiten abgeschlossen und der Inhalt fertig abgestimmt, wird dieser wieder in KASSYS Bund 4.02 auf den entsprechenden Seiten eingefügt und die Seiten aktualisiert. Es entsteht dadurch eine neue Version der Seiten (und eine neue Version von KASSYS). Die Änderungen zur alten Version können über die Versionshistorie für die Nutzer nachvollzogen werden.

Entwurfsstatus

Solange sich Seiten in /wiki/spaces/KASSYS/pages/8617985 befinden, haben diese - bezogen auf die Bearbeitung der KASSYS-Inhalte - Entwurfsstatus und können kommentiert und revidiert werden. Bei einer Veröffentlichung, also der Kopie des Inhalts nach KASSYS Bund 4.02 werden Kommentare nicht mit kopiert.

Nummerierung und Reihenfolge der Kapitel

Nummerierungen müssen manuell der Kapitelüberschrift hinzugefügt werden. Auch die Sortierung der Reihenfolge muss manuell vorgenommen werden. Eine automatische Sortierung der Seiten erfolgt nicht.

Versionsverlauf und Versionsverfolgung

Es gibt in KASSYS verschiedene Arbeiten und Weisen der Versionierung.

• Die Versionsnummer von KASSYS, die im Seitentitel und in den Fußzeilen des PDF-Exports erscheint, wird durch den Namen der Seite bestimmt. Beispiel KASSYS Bund 4.02. Wird die Versionsnummer im Namen dieser Seite angepasst, so wirkt sich die Änderung im Export entsprechend aus.

• Zusätzlich speichert Confluence Änderungen jeder Seite in der hauseigenen Versionshistorie. Über die Funktion “Änderungen ansehen“ lassen sich alle Änderungen einer Seite einsehen ( über den Button … rechts oben) und auch Versionen miteinander vergleichen. Auch können ältere Versionen wiederhergestellt werden.

Überarbeitungsdatum / Stand

Überarbeitungsdaten werden automatisch gesetzt und mitgeschrieben in Confluence. Im PDF-Export werden die Infos in der Fußzeile für die jeweilige Seite entsprechend ausgegeben:

Layout mit Farben und Rahmen

Rudimentäre Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen, Überschriften) sind mit dem Editor in Confluence ohne weiteres möglich. Anpassungen der Schriftart oder weitere Formatierungen indes nicht. Die Gestaltung des Dokuments findet beim PDF-Export statt.

Wie in 1.1 Grundsätzlicher Aufbau und Handhabung von KASSYS 4.0 beschrieben, folgt der Aufbau der einzelnen Kapitel in KASSYS - mit Ausnahme der Seiten mit einführenden Inhalten - einer einheitlichen Darstellung. Dazu gehören farbige Rahmen. Diese lassen sich einzeln in ein Dokument einfügen, falls ein Kasten fehlen sollte. Soll eine komplett neue Seite erstellt werden, ist es einfacher, auf eine Formatvorlage zurückzugreifen, die weiter unten beschrieben sind. Dort sind alle farbigen Rahmen schon vorgefertigt und müssen nur noch mit Inhalt gefüllt werden.

Für die Gestaltung der farbigen Kästen kommt eine separate Funktion zum Einsatz, die wie folgt funktioniert:

1. Über das +-Symbol das Makro „Panelbox“ wählen

   

2. In dem Dialog die gewünschte Box mit der entsprechenden Farbe wählen und eine Überschrift (Titel) eingeben (ist ein Freitextfeld)

   

3. Box hinzufügen

4. Die Box kann nun mit Inhalt gefüllt werden identisch zu anderen Seiten und Bereichen in Confluence. Der Rahmen erscheint indes im Editiermodus nicht, sondern nur im Lesemodus.

Inhalte von Seiten in andere Seiten einfügen bzw. “referenzieren”

Die KASSYS-Dokumente der Landesbereiche verwenden die Inhalte von KASSYS-Bund. Dies geschieht nicht, indem die Inhalte von KASSYS auf der Bundesebene in die Kapitel auf Landesebene kopiert werden, sondern indem auf Landesebene ein Bezug zu den jeweiligen Kapiteln auf Bundesebene hergestellt wird: Die Bereiche auf Bundesebene werden über die Funktion “Seite einschließen“ von der Bundesebene in die Landesebene vererbt bzw. “referenziert“.

Werden Änderungen auf der Bundesebene durchgeführt, wirken sich diese Änderungen unmittelbar auf die Landesebene aus. Eine Seite kann beliebig oft referenziert werden.

Das einschließen einer Seite funktioniert wie folgt:

1. Über das +-Symbol das Makro „Seite einschließen“ wählen

   

2. Am rechten Rand erscheint ein Dialog, mit dem man die einzuschließende Seite wählt. Gibt man hier den Titel der Seite ein, lässt sie sich schnell wählen

   

   1. Hinweis: Bei der Auswahl erscheinen alle Seiten auf die der Nutzer mindestens Lesezugriff hat. Fehlen einem anderen Nutzer die entsprechenden Rechte, wird der Inhalt auf der Seite diesem Nutzer logischerweise nicht angezeigt.

3. Fertig. Der Inhalt der referenzierten Seite wird direkt angezeigt

Abnahme und Veröffentlichung

tba

Formatvorlage für die Boxen und Kästen inklusive vordefinierter Inhalte

Für die Arbeit an KASSYS wurden Formatvorlagen erstellt, die Beispielinhalte sowie die farbigen Kästen und Beispiel-Referenzierung für die Landesebene enthalten. Diese Formatvorlagen befinden sich in jedem Bereich für Bund und Länder.

Beispiele:

/wiki/spaces/KASSYS/pages/655880

Template KASSYS NRW-Rheinland

Nutzung der Formatvorlagen

Die Formatvorlage selbst, sollte nicht bearbeitet werden.

Um die Formatvorlage zu nutzen, wird sie kopiert und so eine neue Seite mit gleichem Inhalt angelegt:

Im nachfolgenden Dialog muss zum einen der Bereich gewählt werden, in dem die neue Seite abgelegt werden soll. Hier ist der aktuelle Bereich vorausgewählt. Andere Bereiche sind möglich, sofern eine Schreibberechtigung existiert.

Auch die neue übergeordnete Seite kann ausgewählt werden. Auch hier ist die aktuelle übergeordnete Seite vorausgewählt. Es kann eine andere gewählt werden, sofern Schreibberechtigungen existieren.

Es entsteht eine neue Seite mit dem Namen “Kopie von Template KASSYS…” und erscheint direkt im Bearbeitungsmodus.

Als nächstes muss auf der neuen Seite:

• Ein eindeutiger Name vergeben werden. Typischerweise der Name des KASSYS-Kapitels

• Der Inhalt geschrieben werden

• Die Seite gespeichert / veröffentlicht werden.

• Die Seite in der Seitenhierarchie an die entsprechende Stelle verschoben werden. Dies geschieht im Seitenbaum, indem man mit der Maus eine Seite mit gedrückter Taste an die entsprechende Stelle verschiebt.

Praxistipps

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