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Die Leistungsträger müssen ihrer Einzelfallverantwortung nachkommen können (vgl. § 194 Abs. 1 SGB IX). Dazu dient die Dokumentation durch den beauftragten Integrationsfachdienst. Die Dokumentation muss die Prozesse und Ergebnisse nachvollziehbar belegen.

Der Integrationsfachdienst dokumentiert unter den Voraussetzungen des Zweiten Kapitels SGB X unverzüglich, vollständig und sorgfältig alle wesentlichen Inhalte seiner Tätigkeit. Das gilt auch für den Vertretungsfall.

Die Qualitätssteuerung der Kernprozesse erfordert, dass Prozessschritte standardisierten Verfahren und Abläufen des jeweiligen Prozesses folgen sowie nach einheitlichen Vorgaben erfasst und dokumentiert werden.

Die Prozessqualität bemisst sich grundsätzlich am Grad der Einhaltung der vordefinierten und verabredeten Verfahren.

Zu Verfahren und Abläufen gehören:

• Regelhafte Mitteilungen zur Aufnahme, zum Sach-/Zwischenstand  an den Leistungsträger/Auftraggeber nach dessen Vorgaben. Die Mitteilungen beinhalten Aussagen zu den Zielen, dem Stand der Zielerreichung, zum Verlauf des Prozesses und den durchgeführten Maßnahmen sowie zum Umfang bzw. der Dauer einer Beauftragung.

• Am Ende einer Beauftragung fasst die Abschlussdokumentation den Prozessverlauf und alle durchgeführten Leistungen und Ergebnisse zusammen.

Im Einzelnen zählen dazu:

bei Sicherungsprozessen

• Im Fall der Sicherung des Arbeitsverhältnisses:
  die Dokumentation der erfolgreichen Veränderungsmaßnahmen
  (wie z. B. Anpassung der beruflichen Anforderung,

Standardisierte Verfahren, Abläufe und Berichtspflichten variieren mit den Voraussetzungen und dem Setting, in dem die Integrationsämter und die weiteren Auftraggeber in den Ländern agieren.
Insofern sind nähere Dokumentationsanforderungen und standardisierte Verfahren spezifisch auf das jeweilige Bundesland zu definieren.

Dazu können gehören:

• Ablaufpläne

• Verfahrensdefinitionen

• Prozessmatrizen

• Spezifische Schweigepflichtentbindungserklärung

• Formulare

• Checklisten