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Die notwendigen Rahmenbedingungen zur Umsetzung des niederschwelligen Zugangs bezüglich der sächlichen Ausstattung und Barrierefreiheit, der Erreichbarkeit und Reaktionszeit, der Öffentlichkeitsarbeit sowie der Netzwerk- und Gremienarbeit sind in den Kapiteln 2.3 ff. definiert.

Der niederschwellige Zugang dient der Klärung der Zielgruppenzugehörigkeit, des Auftraggebers für einen individuellen Unterstützungsprozess (siehe Kapitel 2.1.2) und des Anliegens.

Der IFD erläutert seine Aufgaben entsprechend dem Kapitel 2.1.1 und prüft, ob das Anliegen von Ratsuchenden eine oder mehrere dieser gesetzlichen Aufgaben betrifft. Außerdem informiert der IFD über seine Arbeitsweise entsprechend Kapitel 2.1 und den Ablauf einer weiteren Betreuung entsprechend des individuellen Unterstützungsprozesses.

Mit Hilfe des Merkblattes zum Datenschutz müssen Ratsuchende über die Verarbeitung der Daten aufgeklärt werden (siehe Kapitel 2.3.6.1).

Es muss kein Fallleistungsträger bestimmt sein. Der Auftraggeber ist im Rahmen der Strukturverantwortung das LVR-Inklusionsamt. 

Um die Beratungsanfrage zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können und Rückmeldungen zu ermöglichen, besteht die Möglichkeit, Kontaktdaten und stichwortartig das Beratungsanliegen nach Rücksprache mit der/dem Ratsuchenden in KlifdWeb in der Kontaktphase (P1) zu dokumentieren^[1].

Der Erwägungsgrund 62 der EU-DSGVO entbindet von der Information, wenn „…sich die Unterrichtung der betroffenen Person als unmöglich erweist oder mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden ist“.

Nach der Rechtsauffassung der Inklusionsämter - die gängige Rechtsprechung hierzu fehlt bisher - ist bei einer telefonischen Erstberatung der unbestimmte Rechtsbegriff des unverhältnismäßigen Aufwandes zutreffend.

Auf gar keinen Fall dürfen besonders schützenswerte Daten nach Artikel 9 EU-DSGVO (Gesundheitsdaten) erfasst werden, bevor die betroffene Person der Verarbeitung dieser Daten zugestimmt hat.

_{[1] Die Verarbeitung von Daten ist dem IFD aufgrund Artikel 6 Absatz 1 EU-DSGVO in Verbindung mit § 35 SGB I erlaubt. Dies entbindet den IFD aber nicht von der Pflicht zur Information über die Rechte der betroffenen Person nach Artikel 13 EU-DSGVO.}Anforderungen sind in folgenden Dokumenten geregelt und detailliert ausgeführt:

Hessische Rahmenvereinbarung Punkt 3 (Leistungen)

Modulkatalog (Anlage 1 zur HRV) Modul Nr. 1

Workflow Kontaktphase

Anforderungen zur Dokumentation

Deren jeweils gültige Fassungen sind im IFD Portal der Homepage des LWV-Integrationsamtes eingestellt.

Die Kontaktphase als niederschwelliges Angebot des Integrationsfachdienstes betont die Stellung des Integrationsfachdienstes als professionelle Anlauf- und Clearingstelle für alle Anliegen der Zielgruppe des SGB IX im Zusammenhang mit der Teilhabe am Arbeitsleben in einer Region und vor Ort.
Die Zuständigkeit des Integrationsfachdienstes liegt vor, wenn das Anliegen im Kern im Bereich des SGB IX, der Teilhabe am Arbeitsleben liegt. Vor weiterer Beratung bzw. Überleitung in einen Kernprozess erfolgt die Klärung der Zuständigkeit eines Leistungsträgers.
Liegt die Problematik nicht im Kontext der Teilhabe am Arbeitsleben, leitet der Integrationsfachdienst die Anfragenden an geeignete Stellen weiter.

Ein niedrigschwelliger Zugang zum Beratungsangebot der Integrationsfachdienste im Rahmen einer Kontaktphase besteht in Hessen genauso für Betriebe und Unternehmen.

Wenn Kontakt- und Informationsdaten dokumentiert werden, sind die Regelungen zum Datenschutz zu beachten.

Damit der Integrationsfachdienst seine Funktion als zentrale Stelle in seiner Region wahrnehmen kann und er als solche wahrgenommen wird, ist eine gute Vernetzung zu Partnern und Multiplikatoren der Region und eine kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit unerlässlich. (vgl. Kapitel 2.3.5 Öffentlichkeits- und Netzwerkarbeit)