§ 194 Abs. 1 SGB IX
§ 197 Absatz 1 Satz 1 SGB IX
Für AZAV-zugelassene IFD siehe Anhang.
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Die Leistungsträger müssen ihrer Einzelfallverantwortung nachkommen können (vgl. § 194 Abs. 1 SGB IX). Dazu dient die Dokumentation durch den beauftragten Integrationsfachdienst. Die Dokumentation muss die Prozesse und Ergebnisse nachvollziehbar belegen.
Der Integrationsfachdienst dokumentiert unter den Voraussetzungen des Zweiten Kapitels SGB X unverzüglich, vollständig und sorgfältig alle wesentlichen Inhalte seiner Tätigkeit. Das gilt auch für den Vertretungsfall.
Die Qualitätssteuerung der Kernprozesse erfordert, dass Prozessschritte standardisierten Verfahren und Abläufen des jeweiligen Prozesses folgen sowie nach einheitlichen Vorgaben erfasst und dokumentiert werden.
Die Prozessqualität bemisst sich grundsätzlich am Grad der Einhaltung der vordefinierten und verabredeten Verfahren.
Zu Verfahren und Abläufen gehören:
Regelhafte Mitteilungen zur Aufnahme, zum Sach-/Zwischenstand an den Leistungsträger/Auftraggeber nach dessen Vorgaben. Die Mitteilungen beinhalten Aussagen zu den Zielen, dem Stand der Zielerreichung, zum Verlauf des Prozesses und den durchgeführten Maßnahmen sowie zum Umfang bzw. der Dauer einer Beauftragung.
Am Ende einer Beauftragung fasst die Abschlussdokumentation den Prozessverlauf und alle durchgeführten Leistungen und Ergebnisse zusammen.
Im Einzelnen zählen dazu:
bei Sicherungsprozessen
Im Fall der Sicherung des Arbeitsverhältnisses:
die Dokumentation der erfolgreichen Veränderungsmaßnahmen
(wie z. B. Anpassung der beruflichen Anforderung, Einleitung finanzieller Leistungen, Reduzierung der Arbeitszeit, Reduzierung von Arbeitsinhalten)Im Fall einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses:
eine Konkretisierung der Beendigung (z. B. einvernehmliche Auflösung, Art der Kündigung des Arbeitnehmers, Auslaufen eines befristeten Arbeitsverhältnisses oder die Art der erwirkten Rente)Bei sonstigen Verläufen:
die Darlegung der Zukunftsperspektive (z. B. Einleitung von WfbM (Eingangsverfahren, Berufsbildungsbereich), ruhendes Arbeitsverhältnis, Auftraggeberwechsel o.ä.)
bei Vermittlungsprozessen
Bei erfolgter Eingliederung in ein Arbeits- und Ausbildungsverhältnis (oder Selbständigkeit):
die Darstellung und Erläuterung des befristeten/unbefristeten Arbeitsverhältnisses, weitere Fördermaßnahmen und die Darstellung der erfolgten Heranführungsmaßnahmen (z. B. Praktika, Erprobung, Arbeitsgelegenheit)Im Fall eines Prozesses ohne Zielerreichung des Auftrages „erfolgreiche Vermittlung“:
die Darstellung der erfolglosen Vermittlungsbemühungen mit Darlegung von Gründen (z. B. keine Vermittlungsfähigkeit, Überleitung zur Erwerbsminderungsrente o.ä.)
Ebenso erfasst der Integrationsfachdienst die weiteren Kernprozesse und Aktivitäten sowie die Kooperationen mit sonstigen Kooperationspartnern nach einheitlichen Vorgaben der Auftraggeber.
Regionale und spezifische Programme sind ebenfalls mittels Verfahrensabläufen und Regelungen zur einheitlichen Dokumentation jeweils länderspezifisch zu beschreiben.
Länderspezifische Anforderungen sind zu prüfen.
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Standardisierte Verfahren, Abläufe und Berichtspflichten variieren mit den Voraussetzungen und dem Setting, in dem die Integrationsämter und die weiteren Auftraggeber in den Ländern agieren.
Insofern sind nähere Dokumentationsanforderungen und standardisierte Verfahren spezifisch auf das jeweilige Bundesland zu definieren.
Dazu können gehören:
Ablaufpläne
Verfahrensdefinitionen
Prozessmatrizen
Spezifische Schweigepflichtentbindungserklärung
Formulare
Checklisten
- Übergeordnete Umsetzungshilfen und Hinweise zur Nachweisführung sind nicht vorhanden.